Nieuwsbriefsysteem
Indien in de website een nieuwsbriefsysteem is geïmplementeerd (niet standaard) dan is deze te vinden in het Statamic CMS onder 'Newsletter'
Daaronder staan de volgende functionaliteiten:
Newsletters hier zijn de verschillende nieuwsbrieven te vinden, geplanned of reeds verstuurd en hier kunnen ook nieuwe nieuwsbrieven worden opgesteld
Recipients hier zijn de personen te vinden die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrieven met daaronder ook een import functionaliteit als men ineens een grote groep personen aan de lijst wil toevoegen
Categories hier heeft men de mogelijkheid om categorien aan te maken waarmee men recipients kan onderverdelen. Dit creëert de mogelijkheid om nieuwsbrieven naar bepaalde selecties van recipients te versturen
Newsletters
Bij Newsletters maakt men een nieuwe nieuwsbrief klaar voor verzending en vind men ook een lijst van nieuwsbrieven met daarin vanuit welke site ze verstuurd zijn (of worden), voor wie de nieuwsbrief is bedoeld (recipients), op welke datum deze is verstuurd (delivery date) en of de nieuwsbrief is verstuurd of nog in de zgn. conceptfase zit oftewel nog niet af is.
Met de knop 'Entry aanmaken' begint het maken van een nieuwe nieuwsbrief. Het template van de nieuwsbrief, ook wel design, is in een eerder stadium samen bepaalt en daarna gebouwd door Finetic. Het opstellen van een nieuwsbrief is dus een kwestie van het plaatsen van de gewenste contentblokken en vullen van de content.
Als eerste dient na het klikken op de knop'Entry aanmaken', het juiste template te worden gekozen, ook als er maar 1 template aanwezig is dient deze actief te worden gekozen. De bedoelde recipients of ontvangers van de nieuwsbrief selecteert men via de blauwe link.
Met de blauwe knop 'Concept opslaan' slaat men de nieuwsbrief op. Als dat een eerste keer is gebeurd verschijnen er 2 knoppen waarmee de 'Live preview" functie kan worden geactiveerd zodat, indien gewenst, direct al tijdens het vullen zichtbaar is hoe de nieuwsbrief eruit gaat zien. De andere knop 'URL bezoeken' activeert de webview van de nieuwsbrief.
Als de nieuwsbrief gereed is en de juiste ontvangers zijn geselecteerd en men wil de nieuwsbrief versturen, dan kan het schuifje 'Gepubliceerd' worden omgezet. Daarna kan men op 2 plaatsen het versturen opstarten;
1. In de Nieuwsbrief zelf via de 3 puntjes naast de 'Opslaan & Publiceren' knop, de optie 'Send newsletter' kiezen.
2. Via de Nieuwsbriefoverzichtspagina bij de betreffende Nieuwsbrief in de balk rechts ook bij de 3 puntjes
Het volgende scherm wordt dan getoond en dat geeft de mogelijk tot het versturen van een test of om de Nieuwsbrief naar de doelgroep te verzenden;
- Test versturen: Als men een test wil versturen moet de schuif bij de rode pijl worden omgezet en dan komt de optie beschikbaar om een emailadres in te voeren waar de test heen moet. Met de rode knop 'Send Newsletter' wordt deze dan verstuurd.
- Nieuwsbrief naar doelgroep verzenden: Kies dan een datum en een tijd en druk op de rode knop. Let op: ook als men direct wil versturen dient men de tijd tenminste 5 minuten in de toekomst te plaatsen! Dit omdat er enige tijd voor nodig is voor het CMS om te communiceren met de Nieuwsbrief servers.
Recipients
Onder 'Recipients' oftewel ontvangers, staat de lijst met personen die zich hebben ingeschreven voor een of meerdere nieuwsbrieven. Hier kunnen handmatig aanpassingen gedaan worden per inschrijving. De meeste inschrijvingen en uitschrijvingen lopen via de site en via linkjes in de nieuwsbrieven. Deze functie is bedoeld om handmatig aanpassingen aan individuele inschrijvingen (bijvoorbeeld ander emailadres). Indien er wijzigingen dienen plaats te vinden aan een groot aantal inschrijvingen kan men beter gebruik maken van de import functie. Hiermee kan men in bulk aanpassingen of toevoegingen doen.
Via Import kan men via een CSV file toevoegingen/aanpassingen uploaden. Een voorbeeldtemplate van een CSV file met de juiste kolombenamingen en indelingen kan men via 'See export' downloaden.
Deze CSV kan dan als basis genomen worden voor de gegevens die in bulk aan Statamic dienen te worden toegevoegd. Het is niet nodig alle kolommen in te vullen maar men mag geen kolommen aanpassen of toevoegen daar het systeem daar niet mee kan omgaan.
Voeg in de file de emailadressen en gegevens toe welke toegevoegd/gewijzigd dienen te worden en sla de file op onder een andere naam. Daarna kies je deze bij Bestand en kies je de Category/doelgroep waar de wijziging betrekking op heeft.
Categories
Hier worden de doelgroepen voor nieuwsbrieven bepaald zodat de gekozen communicatiestrategie optimaal kan worden ondersteund.
Via de blauwe knop 'Term aanmaken' maakt men een nieuwe doelgroep categorie aan. Let op! een nieuwe categorie wordt niet standaard toegevoegd aan een nieuwsbriefinschrijfmodule op de website.
Waar dat wel wenselijk is dient de categorie worden toegevoegd aan het inschrijfformulier via de Flexible Forms functionaliteit onder Hulpmiddelen.
Dat toevoegen aan het inschrijfformulier is niet altijd wenselijk, denk bijvoorbeeld aan de categorie 'Test' die je kunt gebruiken om een nieuwsbrief te testen door deze eerst beperkt te versturen naar een testcategorie. Zo kun je checken of de mailweergave ook goed is omdat de live preview vooral de webweergave laat zien en emailclients soms qua weergave anders met content omgaan.
Indien de nieuwe categorie wel moet worden toegevoegd aan het nieuwsbriefinschrijfformulier, gaat men naar het betreffende formulier in Flexible Forms en klikt men op de naam van het veld waar de categorien in te vinden zijn. In onder staande voorbeeld is dat veld 'Nieuwsbrieven';
Via de knop 'Add Option' komt er een extra veld en kan men bij het veld 'Key' de nieuwe categorie toevoegen. Het Label is dan de naam die in de Frontend wordt weergegeven dat hoeft niet perse hetzelfde te zijn als de key.